不符合項的查出、處理是內審員的基本功。基本功練不好，開出的不符合項報告將失去應有的價值。那么，新上任的內審員應該如何開具不符合項呢？

 

一、不符合項事實的描述

 

1.不符合項事實內容描述的基本要求可歸納為四條： 以客觀事實為依據、以審核準則為準繩、提出有深度的問題、得到受審核方的確認。

 “以客觀事實為依據”：就是不符合事實必須是內審員親眼看到的、當事人親口陳述的，以及內審員檢查受審核方的文件和記錄時查到的。

“以審核準則為準繩”：就是必須按照法律法規要求、合同要求、認證標準要求和組織質量管理體系文件要求，檢查體系實施過程的符合性，而不能想當然。

 “提出有深度的問題”：可以從兩個方面去理解。一個方面是對一些偶然發生的文件簽字不全、記錄編號斷續、必要的標識漏寫等問題，雖然是不符合項，但是或不具有普遍性，或總體上也不影響體系運行和產品質量，當面給受審核方提出，糾正即可，不必開具不符合項報告。另一方面是針對表象的問題，進行適當的追溯，看看問題產生的直接（初步）原因或普遍性。

“得到受審核方的確認”：最簡單的方法就是在審核現場發現不符合項后，應當即給受審核方的陪同人和當事人說清楚。必要時，也可給對方時間，拿出否定此不符合項的證據。如果他們拿不出否定的證據，就能做到使受審核方心服口服。

 

2.不符合項事實描述中，除了以上的基本要求之外，還要講究文字描述問題。文字描述的基本要求一般也可歸納成4條。

第一：文字描述必須是確鑿的事實，經過受審核方確認，不會引起爭議。

第二：文字記錄的事實必須有可追溯性。要達到這個目標，就應在不符合事實描述中關注五個關鍵詞，可稱之為“五何”，即：何時、何地、何崗位、何樣本、何種情況。

第三：語言應簡潔、清楚、問題突出。

第四：事實的描述必須與不符合理由相呼應。

 

二、不符合理由的陳述

 

不符合理由的陳述，俗稱“對標”。就是指明該事實不符合認證標準的哪一條哪一句話，這是不符合項報告十分重要的組成部分。

對標準確性的最根本因素是內審員對認證標準的深刻理解。

 

三、不符合項性質的判定

 

不符合項性質分為兩大類，即嚴重（major）不符合項和一般（minor）不符合項。嚴重不符合項主要包括：

1.體系出現系統性不符合。比如，某一個過程或關鍵子過程多處重復性出現不符合項，或體系的關鍵績效指標KPI未完成，也未采取積極的糾正措施等等。

2. 體系運行出現區域性的不符合。如：某一個部門所主管的過程均出現或多個過程出現不符合項，且未采取有效的糾正措施等等。

3. 對產品質量具有重大影響或造成嚴重后果的不符合。

4. 存在嚴重違反法律法規或重要的國家標準的行為。

對于不同認證標準或行業的認證機構，嚴重不符合項的劃分類型可能還有一些更多的要求。其他的不符合項可以界定為一般不符合項。
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